Dalam perkembangannya tugas dan
tanggungjawab sekretaris BKM tak bisa dipandang enteng. Kian bertambah umur dan
berprestasi sebuah BKM(Badan Keswadayaan Masyarakat), tugas kewajiban
sekretaris mengalami perluasan, baik dari aspek jenis maupun volumenya.
Buktikan saja pernyataan tersebut ketika sebuah BKM menjalankan
beberapa program sekaligus, misalnya program reguler, penanggulangan
kemiskinan terpadu (PAKET) dan program penataan lingkungan permukiman berbasis
komunitas (PLPBK). Ragam dan jumlah rapat, administrasi keuangan serta
pengarsipan yang mereka fasilitasi volumenya semakin besar.
Tak cuma keahlian sebagai pembawa acara,
persuratan, pembuatan notulensi rapat, dan administrasi keuangan yang harus
mereka kuasai. Kultur kerja dan kepatuhan terhadap sistem pun
dituntut. Beberapa hal dapat disebutkan disini misalnya: disiplin pencatatan
administrasi keuangan dan pelaporannya secara berkala, pengelolaan dana
operasional tunai dan tanggungjawab atas penghitungan dan pengecekannya.
Bahkan apabila diperlukan sampai dengan memastikan pengamanannya dengan
menyetor ke bank. Tugas lain yang tak kalah pentingnya adalah
pengelolaan seluruh dokumen penting BKM melalui pelaksanaan fungsi
pengarsipan yang baik.
Sekretaris yang handal adalah sekretaris
yang kinerjanya mampu membarengi derap tuntutan perubahan dan kemajuan BKM.
Agar sekretaris BKM mampu berkinerja baik, bagaimana dan apa saja fasilitasi
yang mesti dilakukan?
Peningkatan Kapasitas
Pembukuan. Pelatihan dan coaching adalah merupakan upaya standar untuk membangun
kapasitas sekretaris BKM. Tak hanya untuk pembukuan bantuan
langsung masyarakat (BLM) reguler dan PLPBK tetapi juga untuk
kegiatan insidental semacam pencatatan dana pelatihan masyarakat, program
P2KP Peduli dll. Selebihnya bisa dilakukan dengan mengklinik hasil pembukuan
yang dapat dilakukan secara individual ataupun klaster (tim, lintas tim,
lingkup kabupaten). Dari aktivitas klinik tersebut mereka belajar
dan memperoleh pengalaman dari kesalahan yang dibuatnya sendiri (learning by
doing).Pelatihan dan coaching dinilai bermanfaat sejauh berdampak tidak saja
pada peningkatan aspek pengetahuan (kognitif) dan ketrampilan
(psikomotorik) tetapi juga pada perubahan sikap (afektif) yang
menerjemahkan pengetahuan dan ketrampilan ketindakan nyata. Tidak hanya
berhenti pada tahu dan terampil saja, tetapi dibarengi kemauan untuk
menerapkannya. Peningkatan kapasitas, selain melalui pelatihan dan coaching
bisa ditempuh melalui studi banding. Studi banding adalah media terbaik
bagi sekretaris BKM untuk menakar dan membandingkan usaha dan
capaiannya, mulai dari capaian substansi, performance sampai dengan tingkat kerelawanan
yang ia miliki. Dari sini sekretaris BKM dapat menemukan acuan (benchmark)
pembelajaran nyata.
Fasilitasi Kantor. Sekretariat atau
kantor BKM berfungsi sebagai pusat informasi dan komunikasi mengenai
program kegiatan, sarana perencanaan dan pengendalian (koordinasi,
konsolidasi), disamping sebagai pusat pelayanan publik. Tersedianya ruang
kantor BKM --apalagi jika ditata (di-layout) dengan baik--akan menjamin
kelancaran, kenyamanan dan efisiensi kerja disamping memungkinkan semua dokumen
terpelihara.
Sejauh yang dicermati sampai dengan kini
tak ada ketentuan yang menyatakan bahwa BKM harus memiliki kantor. Tak
diketahui, apakah penyediaan kantor implisit inhern dengan kesediaan awal
ketika menerima kehadiran program P2KP/PNPM Mandiri Perkotaan? Yang betul-betul
ada di bahan supervisi tertulis adalah mengenai:Pertama,
ketersediaan papan info dan kotak pengaduan yang kebetulan pengadaannya
dibiayai oleh proyek. Kedua, ketentuan penempelan SKIM dan
indikator kesehatan pinjaman bergulir (LAR, PAR, CCr dan ROI) yang
mengasumsikan semua BKM memiliki kantor.
Meski di lapangan sering kita jumpai
kehadiran kantor BKM sebagai respon hadirnya program P2KP/PNPM Mandiri
Perkotaan—bahkan telah ada pemda yang melombakan-- namun tak ada pola respon
yang generik. Di satu sisi ada BKM yang telah mampu membangun kantor
sendiri dengan layout dan display yang estetik, mulai dari papan nama, papan
pengumuman, visi, misi, struktur organisasi, tupoksi, peta kemiskinan. Di sisi
lain masih bisa kita temukan respon yang memberikan kesan kesementaraan, cuma
menumpang di kantor berdebu dan tanpa hak menempel atribut apapun. Bahkan
ada yang sedari pendiriannya tak memiliki kantor.
Kantor dengan performance yang
baik tak boleh diartikan hanya sebagai bungkus, kulit luar yang perannya
semua (artificial) tetapi sebagai indikasi kuatnya
komitmen dan kematangan sebuah lembaga. Membiarkan kondisi kesementaraan
atau tidak dimilikinya kantor oleh BKM sama halnya membenarkan
sinyalemen yang bersarang di sebagian benak masyarakat bahwa keberadaan BKM bersifat ad
hoc. Keberaadannya hanya dalam kerangka menangkap dan
mengoperasionalkan BLM semata.
Kehendak BKM untuk membangun kantor yang
bersumber dari kekuatannya sendiri dengan demikian perlu didukung karena
merupakan cerminan kuatnya hasrat sustainable. Fakta bahwa BOP BKM yang bersumber
dari BLM jumlahnya amat terbatas. Dengan dalih kuat bahwa PNPM Mandiri
Perkotaan berkontribusi nyata terhadap peningkatan kualitas infrastruktur,
sosial maupun ekonomi maka rasanya belum terlambat bila pihak
proyek melalui pendamping mensyaratkan atau “mewajibkan” fasilitasi
kantor ke pihak desa atau kelurahan.
Hargai Ketulusan
Kerelawanan Mereka. Banyak pihak menilai bahwa imbalan atau kotraprestasi sekretaris BKM atas
tugas kewajiban yang ia tunaikan tak sebanding dengan pengorbanannya. Defisit
antara kontraprestasi dengan pengorbanan akibat hubungan kontraktual dengan
masyarakatnya tersebut kemudian kita namai sebagai nilai
kerelawanan. Lalu, sekretaris BKM mendapatkan sapaan sebagai
“profesional yang relawan”.
Hubungan antara konsultan (fasilitator)
dengan pihak sekretaris bukan merupakan hubungan struktural dengan instrumen
komando dan instruksi guna penyelesaian suatu tugas, namun hanya
sebatas hubungan fasilitasi.
Rangsanglah kinerja sekretaris
dengan memberikan apresiasi atas kerelawanan mereka. Bikin mereka merasa
nyaman, terisi, berguna, otentik, terinspirasi serta bangga dengan
pekerjaan dan sumbangsihnya. Pastikan bahasa supervisi yang digunakan
hanya pada pilihan bahasa yang memiliki efek memberkati untuk
mencapai kondisi yang lebih baik, meneguhkan bagi capaian yang telah baik,
menyembuhkan bagi capaian yang mengalami kemunduran.
Kita dituntut sanggup berbicara dengan
terlebih dahulu berefleksi untuk menemukan ungkapan yang membangkitkan
kesadaran bahwa sekretaris BKM adalah warga masyarakat berbudi luhur dan
“terpilih” untuk menolong warga di lingkungan kelurahan yang belum beruntung
serta menghindari pemakaian bahasa yang refresif, memvonis dan membunuh.
Implementasinya, kita jangan cuma mahir
mengorek hingga menghasilkan daftar panjang kekurangan dan kesalahan. Yang
lebih penting dari itu adalah kita mampu menstimulir dengan cara
menghargai setiap upaya dan capaian yang ia wujudkan sehingga
memberikan efek diperolehnya energi baru untuk melanjutkan tugas-tugas ke depan
dengan penuh integritas demi kualitas capaian yang lebih baik. Prakarsa dan
karya masyarakat tidak mendapatkan nilai final tetapi dalam proses menjadi (in
the making).
Fasilitasi Kebutuhan
ATK. Bila ditemukan dokumen pembukuan tidak lengkap, banyak yang tak
terjilid, kualitasnya beragam, tidak memenuhi standar dan susah untuk
diidentifikasi, maka untuk memfasilitasi kelengkapan dan ketertiban
administrasi bisa ditempuh beberapa cara: mendorong kesediaan pihak pemda
untuk memfasilitasinya, memfasilitasi mobilisasi dana dari masing-masing BKM
yang bersumber dari BOP BKM atau mengupayakan pendanaannya melalui
sponsor.
Peran pendamping adalah menyiapkan
design dan spesifikasi buku sedangkan pengadaannya dapat dilakukan oleh
pihak Pemda dengan menunjuk percetakan tertentu atau dilaksanakan sendiri
pemesanannya atau pembuatannya oleh Forum BKM/LKM.
Tak semua pemda pelit. Pemda-pemda
tertentu justru sangat akomodatif. Tipsnya jalin komunikasi secara intens
dan pengajuan pendanaan ke pemda dilakukan jauh hari sebelum
penyusunan APBD. Di luar itu kemungkinannya hanya ada di perubahan APBD.
Dari pengalaman yang ada, permintaan fasilitasi oleh konsultan yang
diloloskan tak cuma fasilitasi buku tetapi juga beragam di antara kebutuhan
berikut: pembiayaan sewa kantor korkot, pembiayaan sewa posko tim faskel,
pinjaman ruang pertemuan untuk pelatihan atau rapat, tambahan BOP
BKM/LKM, pendanaan pelatihan-pelatihan, subsidi biaya rapat BKM/LKM, studi
banding, bantuan meubeler berupa meja kursi dan rak buku, pendanaan
audit, hingga pemberian personal computer (PC).
Libatkan Sekretaris
pada Seluruh Rapat BKM. Kearsipan tumbuh sesuai dengan
rekaman proses kegiatan. Seseorang hanya akan dapat mengemban fungsi
kearsipan dengan baik bila terlibat atau minimal tahu proses
sebuah kegiatan. Upaya terbaik adalah dalam berbagai macam rembug sekretaris
jangan sampai ditinggalkan BKM. Semakin dilibatkan atau terlibat secara
aktif dalam kegiatan BKM/LKM, sekretaris diharapkan memiliki pengetahuan matang
tentang konsep maupun teknis sehingga bisa menimbang dan memaknai
pentingnya sebuah dokumen. Keterlibatan aktif menjadikan
keputusan-keputusan penting dari rapat ternotulensikan dan
dokumen-dokumen penting BKM dapat diamankan melalui pengarsipan yang baik.
Dokumen jumlahnya terus mengalami
penambahan dari waktu ke waktu. Arsip dan kelengkapan sekretariat
yang dimiliki oleh BKM kategori lokasi lama untuk lingkup PNPM Mandiri
perkotaan saja mencapai 18 jenis (lihat Tabel, Daftar Dokumen
dan Kelengkapan Kantor BKM). Sedangkan jumlah arsipnya tentu telah
sangat banyak, bergantung pada umur dan pagu BLM yang diterima. Belum lagi jika
BKM menjalankan program rekonstruksi, padat karya, kemitraan dan lainnya.
Sejalan dengan proses pendewasaan
mestinya BKM membangun kelengkapan organisasi dengan memiliki
kantor. Saatnya BKM didukung dengan fasilitasi kantor dan
pengarsipan yang representatif untuk mewadahi rekaman kebijakan dan potret
keberhasilan yang telah ia capai. Ketersediaan kantor bagi BKM dan menambahkan
job discription pengarsipan bagi sekretaris tak bisa ditawar lagi.
Indikasi pelaksanaan pengarsipan yang
baik sangat simpel. Pencarian dokumen tertentu misalnya PJM sebagai wujud
komitmen penanggulangan kemiskinan beserta LPJ-LPJ sebagai bentuk akuntabilitas
terpelihara dan sangat mudah ditemukan.
Catatan penting perlu disampaikan di
sini. Alih kelola BKM dari pengurus lama ke pengurus baru menurut pengalaman
sering dan potensial sebagai penyebab hilangnya dokumen. Proses
serah terima kepengurusan oleh karenanya penting untuk dikawal dengan
mensyaratkan serah terima asset dan dokumen, lengkap dengan berita
acaranya.
Justifikasi Kelayakan
Akses Program. Bentuk lain stimulasi yang bisa dilaksanakan adalah melombakan BKM sehingga
menumbuhkan solidaritas, kerjasama dan kebanggaan kolektif. BKM yang
kinerjanya baik selanjutnya mendapatkan penghargaan (awards). Apa
pun bentuk penghargaan yang diberikan (sertifikat, piala, trophy, uang pembinaan,
hadiah berupa program) arah misi lomba ini adalah performa kantor dan
administrasi BKM menjadi lebih tertib. BKM melalui sekretaris
menginventarisasi seluruh dokumen siklus PNPM Mandiri Perkotaan, menata layout
dan kelengkapan kantor disamping menertibkan pembukuan BLM.
Persyaratan akses program PLPBK
mencantumkan di dalamnya ketentuan kelayakan pembukuan sekretaris selama tiga
bulan berturut-turut. Persyaratan tersebut setidaknya telah turut
mengukuhkan pesan ke sekretaris agar tetap berkinerja baik.
NO
|
KELENGKAPAN /DOKUMEN
|
1
|
Buku Tamu
|
2
|
Buku Notulen
|
3
|
Buku Ekspedisi
|
4
|
Arsip surat masuk / keluar
|
5
|
Daftar nama anggota BKM lengkap dengan alamat dan No. Telp. HP
|
6
|
Papan nama BKM
|
7
|
Papan informasi P2KP Kotak Pengaduan Masyarakat
|
8
|
Daftar hadir dan Berita acara kegiatan siklus P2KP/PNPM sejak RKM, RK,
PS, BKM, PJM, BLM, dan KSM.
|
9
|
Berita Acara RKM
|
10
|
Dokumen RK
|
11
|
Dokumen PS dan lampirannya
|
12
|
Berita Acara Pembentukan BKM dan format BKM lainnya
|
13
|
Dokumen PJM Pronangkis yang telah dijilid
|
14
|
Pembukuan sekretariat dan UPK beserta bukti transaksi
|
15
|
Laporan-laporan Penggunaan BLM (LPJ)
|
16
|
Dokumen audit
|
17
|
Dokumen Siklus
Lokasi Lama:
|
18
|
AD/ART & RAPB BKM
|
0 comments:
Post a Comment